世の中の自己啓発本では、ビジョンが大事、目的が大事等、非常に壮大なテーマが多いと思います。
そんな壮大なテーマよりも、エクセル操作、メールの管理方法等のもっと小手先テクニックが知りたい方のために、こちらの記事を書きます。
作業ではショートカットキーを使う
作業時間短縮ができます。
マウス操作を少なくし、キーボード操作主体にすることで、作業効率が上がり、周りの人よりも作業が早く終わり、上司からの評価が上がる可能性が高まります。
私はエクセルを使用することが多いので、エクセルのショートカットキーはかなり使っています。
特に、以下のショートカットは頻繁に使います。
- 文字の選択：Shift ＋ 矢印キー
- 文字の色変更：Alt → H → F → C
- 文字の太さ変更：Ctrl + B
- シート名変更：Alt→ H → O → R
- 塗りつぶしなし：Alt→ H → H → N
タスク管理は紙の付箋で行う
圧倒的に早いです。
アプリにタスクをメモすることもいいですが、時間がかかります。
例えば、Outlookのタスク管理ですと、タスク管理タブに移動して、新規をクリックして、タスクの内容をタイプして作成完了です。
一方、紙の付箋は、ペンで書き込むだけです。早いです。
また、最近はテレワークが進んでいますので、オンライン会議が増えています。オンライン会議の時は、自分の画面を表示しながら、レビューを受けることが多いです。
レビューを受けているときに、新たなタスクが増えることがあります。
その時に、画面共有をしながら、上司に少し待ってください。と伝えて、Outlookのタスク管理タブに移動して、新規タスクを追加する暇はありません。
付箋にタスクをメモしておくことで、スケジュールに貼りつけておいても、翌週のスケジュールに貼りつけなおすことができ、移動させることが容易な点も便利です。
見返したいメモは、自分宛にメールで送る
検索が容易な点がいいです。
紙のノートにメモを取ると、どこに行ったか分からなくなる可能性があります。字の汚い私の場合は、自分のメモが読めない場合も多々あります。
メールで自分宛にメモを送ると決めておけば、メールを検索すると自分の確認したい内容が確認できるようになります。後で検索できるように複数のキーワードをメールに記載することが重要です。
ノートパッド、ワードやエクセルでメモを取ってもいいですが、ファイルを開いたり、ファイルの検索がしにくい場合が多いです。
メールはコミュニケーションツールですので、毎日必ずアプリを立ち上げています。
立ち上げているメーラーから、該当のメッセージを検索するので、時間短縮できます。
また、社給の携帯電話からでも確認できる点もいいです。パソコンを立ち上げる時間がなくても、携帯電話で手軽に自分のメモを振り返ることができます。
まとめ
仕事は、スピードと情報管理ができていることが大事です。
